COVID-19 vaccinatieuitnodiging

Let op

Onderstaande handleiding is beschreven op basis van Bricks Huisarts versie 2.3.9.81861 en hoger.

Algemeen

Om een uitnodiging met barcode te maken en versturen heeft uw twee opties:

  1. Laat uw uitnodiging versturen door DMDR

  2. U stuurt zelf de uitnodiging

Laten versturen

We raden u aan om de uitnodiging te versturen door DMDR, deze partij is hierin gespecialiseerd en biedt ondersteuning voor het versturen van o.a. vaccinatieuitnodigingen.

Afhankelijk van hoe snel u de uitnodiging bij de patiënt wilt hebben zijn er verschillende kosten aan verbonden. Vaak zijn de kosten uiteindelijk goedkoper dan zelf sturen.

Zelf versturen

Let op

Onderstaande stappen zijn op basis van Microsoft 365 Word en Microsoft 365 Excel en bedoeld als hulpmiddel.

Heeft u een andere Word en/of Excel versie, dan kan het zijn dat de afbeeldingen, naamgeving en/of stappen (iets) kunnen afwijken. Tetra Support kan u geen hulp bieden wanneer het niet lukt om de samenvoeging uit te voeren.

Benodigdheden

  • Microsoft Word

  • Microsoft Excel

  • Geïnstalleerd barcode lettertype

Samenvoeging uitvoeren

De volgende stappen helpen u bij het zelf maken van de uitnodigen:

  1. Installeer het barcode lettertype

  2. Exporteerd het patiënten-/uitnodigingsbestand als Excel versie

  3. Open de Excel

  4. Voeg aan het einde van de regel vier kolommen toe met de volgende koppen in de 1e regel:

    • Datum 1e vaccinatie

    • Tijdstip 1e vaccinatie

    • Datum 2e vaccinatie

    • Tijdstip 2e vaccinatie

    Het resultaat ziet er als volgt uit:

    ../../_images/excel_extra_kolommen.png

  5. Geef bij iedere patiënt, in de betreffende kolom, aan hoe laat en op welke dag hij verwacht wordt voor de 1e en 2e vaccinatie:

    ../../_images/excel_gevulde_extra_kolommen.png

  6. Sla de Excel op

  7. Start Word

  8. Start een nieuw document

  9. Plak de tekst van de prik-/vaccinatiekaart in het document:

    ../../_images/word_document.png

  10. Zorg ervoor dat het adres van de patiënt precies in het venster van de vensterenvelop valt:

  11. (optioneel) Pas de opmaak van het document aan

  12. Klik in het menu op Verzendlijsten

    ../../_images/word_verzendlijst_kiezen.png

  13. Klik op “Adressen selectie”

  14. Kies “Bestaande lijst gebruiken”

  15. Selecteer het patiëntenbestand op uw computer

  16. Klik op Openen

  17. Er verschijnt een venster waarin u de gewenste tabel dient te selecteren.

  18. Kies het tabblad uit de Excel waarop de adressen staan:

    ../../_images/word_excel_selectie.png

  19. Zorg dat de optie “De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen” aangevinkt is

  20. Klik op OK

  21. Selecteer [naam patiënt]

    ../../_images/samenvoegen_selecteer.png

  22. Klik op “Samenvoegvelden invoegen”

    ../../_images/samenvoegen_velden.png

  23. Kies VolledigeNaam

  24. De tekst ziet er als volgt uit:

    ../../_images/samenvoeging_wordt_vervangen.png

  25. Hiermee wordt aangegeven dat de tekst straks vervangen wordt

  26. Doe nu hetzelfde voor adres, postcode, woonplaats, 1e en 2e datum en tijdstip vaccinatie

  27. De locatie kunt u met de hand vervangen

  28. Vervang de tekst [BARCODE] door twee sterretjes:

    ../../_images/barcode_start.png

  29. Plaats de cursor tussen de twee sterren

  30. Klik op Samenvoegvelden invoegen

  31. Kies voor Nummer (dit is het patiëntnummer)

  32. Het resultaat ziet er nu als volgt uit:

    ../../_images/barcode_patientnummer.png

  33. Selecteer <<Nummer>>*:

    ../../_images/barcode_nummer_selectie.png

  34. Klik met de rechtermuisknop op de selectie:

    ../../_images/barcode_font_instellen.png

  35. Selecteer bij het lettertype “Bar-Code-39”

    ../../_images/barcode_font_selectie.png

  36. Verander het formaat van de letter naar 22

  37. Het resultaat ziet er als volgt uit:

    ../../_images/samenvoeging_definitie.png

  38. Door op Voorbeeld van het resultaat te klikken kunt een voorbeeldsamenvoeging bekijken:

    ../../_images/samenvoeging_voorbeeld.png

  39. Maak eventueel een proefafdruk

  40. Controleer of uw barcode scanner de barcode kan scannen

  41. Als alles naar wens is, klik dan op Voltooien en samenvoegen:

    ../../_images/samenvoegen_voltooien.png

  42. U kunt:

    Optie

    Uitleg

    Afzonderlijke documenten bewerken

    De samenvoeging wordt gemaakt, u kunt vervolgens de samenvoeging controleren, opslaan en printen

    Documenten afdrukken

    De samenvoeging uitvoeren en direct printen

  43. Maak uw keuze en volg de verdere stappen op het scherm

Laatst geüpdatet: 08-04-2024