Agenda

Algemeen

Bricks Huisarts beschikt over een uitgebreide agenda waarbij het mogelijk is om patiënten via uw website afspraken te laten maken zonder tussenkomst van een medewerker.

Let op

Wanneer u uw agenda bereikbaar wilt maken via uw website dient Tetra B.V. eerst e.e.a. voor u te configureren voordat u gebruikt kunt laten maken van uw eigen online agenda.

Agenda beheer

Door het commando AGENDAS te geven in de commandobalk in Bricks Huisarts kunt u:

  • De naam van de agenda wijzigen
  • Een agenda verwijderen
  • Afspraken overhevelen (allemaal, per datum of periode)
  • Alle afspraken verwijderen
  • Een medewerkeragenda aanmaken
  • Een speciale agenda aanmaken

Na het invoeren van het commando AGENDAS verschijn het “Beheer agenda’s” scherm:

../../_images/beheer_agenda.png

Nieuwe agenda aanmaken

Voer het commando AGENDAS uit en klik met uw rechter muisknop op de lijst met agenda’s, er verschijnt nu een menu.

Kies het type agenda dat u aan wenst te maken:

Menu item Uitleg
Medewerkeragenda aanmaken Een agenda voor een medewerker die u aangemaakt heeft via het commando MW
Speciale agenda aanmaken En agenda niet niet gekoppeld is aan een medewerker

Agenda schema / weekprofiel instellen

Na het aanmaken van een agenda dient u een weekprofiel in te stellen voor de aangemaakte agenda. Met een weekprofiel kunt u in uw agenda aangeven op welke momenten welke activiteiten plaats vinden, denk hierbij aan consulten visites, terugbelafspraken, pauzes, etc.

In uw agenda zijn deze activeiteiten zicht als gekleurde blokken (schemablokken) zo dat u en uw medewerkers duidelijk kunnen zien welk dagdeel waarvoor bedoeld is.

Het instellen en aanmaken van een weekprofiel (per agenda) gaat als volgt:

  • Voer het commando WEEKSCHEMAS uit

Beschikbare activiteiten / schemablokken

Controleer of de gewenste schemablokken (kolom geheel rechts op uw scherm) aanwezig zijn, wanneer dat niet het geval is maak deze dan aan. Het aanmaken gaat als volgt:

  • Klik met uw rechter muisknop in de klom
  • Er verschijnt een menu
  • Kies de optie Nieuw
  • Er verschijnt een nieuw venster
  • Vul de naam in
  • Geef de standaard afspraak duur op
  • Selecteer een kleur door op de ”...” knop te klikken
  • Sla het schemablok op door op OK knop te klikken

Herhaal bovestaande stappen wanneer u meerdere schemablokken wilt toevoegen. Bent u klaar, ga dan verder met de stappen hieronder.

Weekprofiel aanmaken

  • Klik op de knop Nieuw onder de lijst met Weekprofielen (middelse ‘kolom’)
  • Vul de naam in van het weekprofiel
  • Vul de omschrijving in van het weekprofiel (optioneel)
  • Het weekprofiel is nu aangemaakt en in als laatste zichtbaar in de lijst met weekprofielen
  • Scroll naar het aangemaakte weekprofiel
  • Klik op de naam van het weekprofiel, het blok wordt nu blauw
  • Klik vervolgens op de knop Wijzig

U gaat nu het weekprofiel instellen, er verschijnt een nieuw venster.

Voer de volgende stappen uit:

  • Kies het schemablok dat u aan het weekprofiel wilt toevoegen
  • Om het geselecteerde schemablok verschijnt een zwart randje
  • Selecteer (klik en sleep naar beneden) het tijdblok in het weekschma waar u een schemablok aan wilt toewijzen
  • De geselecteerde tijdstippen krijgen dezelfde kleur als het schemblok
  • Herhaal bovenstaande stappen totdat het weekprofiel naar wens is ingedeeld
  • Klik op de knop Opslaan

Instellen agenda schema

Nu u het weekprofiel aangemaakt heeft dient u het agenda schema in te stellen. Wanneer u bovenstaande stappen heeft opgevolgd heeft u het volgende venster op uw scherm staan:

../../_images/weekprofielen.png
  • Kies een medewerker / agenda waarvan u het weekprofiel in wilt stellen
  • Onder de lijst met medewerkers verschijnt nu het jaartal en 53 witte (week) blokken U kunt nu eventueel het jaartal wijzigen door op < of > naast het jaartal te klikken
  • Scroll in de lijst met weekprofielen naar het gewenste weekprofiel
  • Selecteer het gewenste weekprofiel door op de naam te klikken, het blokje wordt nu blauw
  • “Kopieer” het weekprofiel naar de gewenste weken, klik hiervoor op de gewenste de (witte) blokken

U heeft nu het agenda schema van een medewerker gevuld met een weekprofiel.

Dagelijks gebruik

Weekschema aanpassen (kleurtjes wijzigen e.d.)

../../_images/weekprofielen.png
  1. Gebruik de commandoregel om het commando WEEKSCHEMAS uit te voeren
  2. Selecteer linksbovenin de juiste gebruiker
  3. Selecteer het gewenste weekprofiel en klik onderin de kolom op “Wijzig”
  4. Om categorieën of kleuren te wijzigen, klik met uw rechtermuisknop in de meest rechtse kolom op in het venster
  5. Nu kunt u het profiel instellen door een kleur/categorie te selecteren en dan de juiste tijden aan te klikken
  6. Als het weekprofiel gewijzigd en opgeslagen is kunt u de agenda invullen. Selecteer het gewenste profiel en klik de weken in de agenda aan.
  7. Klik op “Sluiten”

Hoe maak ik een afspraak?

../../_images/afspraak.png
  1. Zoek de juiste patiënt op en klik op de naam van de patiënt
  2. Ga naar de agenda tab
  3. Dubbelklik op een geschikt tijdstip in de agenda
  4. Er verschijnt een nieuw venster
  5. Voer eventueel een opmerking in, deze wordt in de wachtkamer getoond. Wanneer u het vinkje “Opmerking opnemen in SOEP” aanvinkt (links onderin), dan wordt deze tekst in de SOEP status weergegeven op het moment dat het Journaal geopend wordt.
  6. Druk op “OK”
  7. Het is mogelijk om eerst een tijdstip te selecteren en daarna een patiënt te zoeken. Als er meer dan één assistente tegelijk afspraken aanmaakt, dan wordt het risico op het maken dubbele afspraken groter via deze werkwijze. Een oplossing hiervoor kunt u lezen in het hoofdstuk “Hoe voorkom ik dubbele afspraken op één tijdstip?

Hoe maak ik een afspraak buiten de standaard agenda tijden (08.00 tot 18.00 uur)?

De Bricks Huisarts agenda toont standaard een dagoverzicht van 08.00 tot 18.00 uur:

../../_images/agenda.png

Wilt u een afspraak maken buiten deze tijden, bijvoorbeeld om 07.00 uur, ga dan als volgt te werk:

  1. Ga naar de gewenste dag
  2. Klik met de rechtermuisknop ergens op de gekozen dag
  3. Kies in het menu dat verschijnt voor “Nieuwe afspraak”
  4. Het “afspraak venster” verschijnt nu
  5. Zoek de patiënt op
  6. Vul het starttijdstip van de afspraak in
  7. Controleer of het eindtijdstip van de afspraak klopt
  8. Vul de overige gegevens in
  9. Klik op OK

Wanneer de afspraak buiten de standaard tijden valt zal het agenda overzicht zich aanpassen zodat de nieuwe afspraak (1) zichtbaar is:

../../_images/agenda_afwijkende_afspraak.png

Afspraak op een ‘afwijkend’ tijdstip

Waarom krijgt een patiënt geen vinkje als het consult is afgelopen?

De patiënt krijgt nooit automatisch een vinkje, omdat het voor kan komen dan een patiënt niet verschenen is. Als u rechtsklikt op het consult en vervolgens naar ‘Status’ gaat dan moet u de status wijzigen naar ‘Is gebeurd’. Vervolgens krijg de patiënt een vinkje.

Hoe maak ik snel een afspraak over drie maanden?

  1. Zorg ervoor dat u niet in het Journaal bent
  2. Klik op het Tabblad ‘Agenda’
  3. Bovenaan ziet u de datum van vandaag, met de knop ‘Ga’ ernaast.
  4. Verander de maand in de gewenste maand, voorbeeld: 02-02-08 veranderen in 02-05-08
  5. Klik op “Ga”

Tip: Vul in het datumvakje “+90” in en druk op de Enter toets, de agenda springt nu 3 maanden vooruit.

Kan ik het raster in de agenda aanpassen of terug krijgen?

Wanneer u ervoor gekozen heeft om in de agenda geen namen van patiënten te tonen wordt de afspraak als raster of als donkerdere kleur weergegeven in de agenda. Deze instelling kunt u als volgt aanpassen:

  1. Ga naar de agenda
  2. Klik op het tandwiel
  3. Kies voor:
    • Geen namen (afspraken gearceerd)
    • Geen namen (afspraken donder gekleurd)

Hoe verander ik de duur van een afspraak?

Let op

Maak u gebruik van de Bricks WebApp? Pas dan op de beheer pagina’s van Bricks WebApp tevens de afspraak duur aan!

  1. Klik rechts op de afspraak die u wilt wijzigen
  2. Klik vervolgens ‘Wijzig afspraak’
  3. U kunt nu de duur van de afspraak aanpassen

Hoe zet ik een vakantie in de agenda?

  1. Klik rechts op de datum
  2. Klik daarna op ‘Nieuwe blokade’
  3. Vervolgens kunt u de periode instellen

Hoe moet ik tijdstippen blokkeren voor spoed-patiënten?

  1. Klik rechts op de datum
  2. Klik daarna op ‘Nieuwe blokade’
  3. Vervolgens kunt u de periode instellen

Waarom staan patiëntnamen niet op het scherm?

  1. Klik op het tandwiel in de Agenda kolom
  2. Kies achter “Toon namen” de optie “uitgebreide namen” of “korte namen aan”
  3. Klik op “Sluiten”

Hoe verplaats ik een afspraak?

Optie 1

  1. Klik rechts op de afspraak die u wilt verplaatsen
  2. Kies voor de optie “Wijzig afspraak”
  3. Vul de nieuwe datum en tijd in
  4. Klik op “OK”

Optie 2

  1. Klik met uw rechter muisknop op de afspraak
  2. Kies voor knippen
  3. Ga naar het gewenste nieuwe tijdstip
  4. Klik met uw rechter muisknop op het tijdstip
  5. Kies voor plakken

Hoe kopieer ik een afspraak?

  1. Klik met uw rechter muisknop op de afspraak
  2. Kies voor kopieren
  3. Ga naar het gewenste nieuwe tijdstip
  4. Klik met uw rechter muisknop op het tijdstip
  5. Kies voor plakken

Hoe voorkom ik dubbele afspraken op één tijdstip?

Bij het maken van afspraken is het mogelijk om een tijdstip te selecteren en pas als het afsprakenscherm in beeld is de patiënt te zoeken. Het openen van dit schermpje reserveert de aangeklikte tijd echter niet. Het is dus mogelijk dat tijdens het opzoeken van de goede patiënt (wat soms enige tijd kan duren) een collega op hetzelfde tijdstip een afspraak inboekt. Dit is te voorkomen door éérst de patiënt te zoeken en pas later een tijdstip te zoeken. Een ander voordeel van deze methode is dat dezelfde patiënt ook meteen bijvoorbeeld herhaalmedicatie kan krijgen.

Waarom staan er geen namen in de agenda?

Om namen te tonen in de agenda doet u het volgende:

  1. Klik op het tabblad Agenda
  2. Klik op het tandwiel
  3. Selecteer een snelkeuze
  4. Vink “Toon namen” aan
  5. Klik op “Sluiten”

Het nadeel van deze optie is dat er veel minder afspraken op het scherm passen. U kunt minder dagen per agenda tegelijk zien, en om de hele dag te zien moet u scrollen. Het kan handig zijn om ook een snelkeuze te maken die gebruikt kan worden om snel open plekken op te sporen.

Als u alleen snelkeuzes hebt waarin namen getoond worden is het agenda-zoom gedeelte aan de rechterkant overbodig en kan er dus meer ruimte voor de agenda zelf gemaakt worden. Klik daarvoor op de streep tussen agenda en het agenda-zoom gedeelte en sleep deze helemaal naar rechts zodat de agenda groter wordt. Type daarna het commando SL (Save Layout) om deze instelling op te slaan.

Hoe neem ik mijn agendaschema over naar het volgende jaar?

Dit kunt u doen door het commando Weekschemas te geven. Links selecteert u de agenda, vervolgens in het midden het weekprofiel. Daarna kunt u links in het scherm de weken aanklikken en op “Opslaan” klikken.

Hoe plaats ik weekprofielen in een keer op meerdere weken? ((beschikbaar vanaf versie 2.2.0))

Het is mogelijk om een weekprofiel in een paar handelingen op meerdere weken te plaatsen. Dit gaat als volgt:

  1. Ga naar weekschema’s
  2. Kies een agenda
  3. Kies het gewenste weekprofiel
  4. Klik op de week waar het week profiel moet starten
  5. Druk de SHIFT toets in (en hou deze ingedrukt)
  6. Klik op de week waar het profiel moet stoppen
  7. Laat de SHIFT toets los

Online agenda / Bricks WebApp

Online agenda

Met Bricks Huisarts beschikt uw praktijk over een online agenda waarmee uw patiënten zelfstand een afspraak kunnen inplannen. Meer informatie over het instellen van deze agenda staat in het hoofdstuk “Online agenda”.

Bricks WebApp

Wilt u uw patiënt online toegang bieden tot het maken en annuleren van afspraken en tevens de beschikking geven over het

  • aanvragen van e-consults;
  • aanvragen van herhaalmedicatie;
  • inzien van lab uitslagen;
  • inschrijven als nieuwe patiënt.

dan kunnen we u de Bricks WebApp aanbieden. Voor meer informatie over de Bricks WebApp en de kosten kunt u een e-mail sturen naar support@tetra.nl.

Meer informatie over het instellen en gebruik van de Bricks WebApp staat in het hoofdstuk “Bricks WebApp”.