Beheer instellingen Bricks WebApp

Onderstaande informatie heeft betrekking tot de WebApp, meer informatie over de WebApp kunt u vinden in het hoofdstuk “Bricks WebApp”.

Algemeen

Weet u niet welk onderdeel u via welke beheeromgeving aan dient te passen? Lees dan verder bij de veelgestelde vraag “Waar kan ik wat aanpassen?”.

Inloggen

Om de Bricks WebApp te configureren en om patiëntregistraties te verwerken dient u in te loggen op beheer pagina van uw app. De login gegevens en de locatie van de inlog pagina worden u meegedeeld bij oplevering van de app. Wilt u een extra account voor toegang tot de beheer pagina’s, dan kan een praktijk beheerder deze aanmaken. Meer hierover kunt u vinden in het hoofdstuk “Medewerkers toegang / Accounts beheren”.

Na het inloggen kunt u de instellingen voor uw praktijk beheren en nieuwe patiënt aanmeldingen verwerken.

Contact info

Via het menu item Contact kunt u de informatie aanpassen die binnen de WebApp onder het telefoon icoon zichtbaar is.

Algemene informatie

  • het spoednummer van uw praktijk;

    Let op

    Het spoednummer na sluitingstijd wordt vanzelf zichtbaar in de WebApp als de praktijk gesloten is

  • (optioneel) algemene nummer praktijk;

  • openingstijden;

  • reactietijd op e-consults (in werkdagen).

Extra buttons

Op de contact pagina verschijnt standaard alleen het spoednummer van de praktijk. Via de “extra buttons” pagina kunt u extra knoppen toevoegen aan deze pagina.

Per knop kunt u het volgende opgeven:

  • algemene tekst
  • knop tekst
  • functie van de knop.
  • Volgorde op de pagina (spoedknop blijf altijd bovenaan staan)

Door het invullen van een telefoonnummer en te kiezen voor “Telefoonnummer” bij “Knop type” kunt u de mobiele gebruiker het opgegeven nummer laten bellen als hij op de knop klikt (mits er ondersteuning is op zijn device). Stelt u als knope type “Link” in, dan kunt u de knop laten verwijzen naar een website.

Notificaties

In het geval u de nieuwe patiëntregistraties herinneringen op een ander e-mailadres wenst te ontvangen, dan kan dit door de volgende stappen te volgen:

  1. Login op de Bricks WebApp
  2. Ga in het menu naar Geavanceerd
  3. Kies de optie Notificaties
  4. Pas het e-mailadres aan
  5. Klik op Verstuur

De notificatie e-mail bevat geen privacy gevoelige informatie.

Openstellen agenda’s

Bricks WebApp biedt u de mogelijkheid om patiënten drie verschillende soorten afspraken te laten maken. Wanneer u alle opties aan zet kan de patiënt kiezen uit:

Soorten Uitleg
Standaard consult Het standaard bezoek aan de dokter, de patiënt kan hier kiezen uit één of meerdere artsen. Patiënten hebben de mogelijkheid om dubbele consulten te boeken.
Snel consult Een kort durende afspraak, kan pas gemaakt worden na het doorlopen van een triage Afspraak duurt korter dan een standaard consult, patiënt kan niet kiezen uit een arts
Videoconsult Een consult op afstand via, bijvoorbeeld, Skype.

Let op

Het Standaard consult dient u altijd te configureren, als u deze niet aanmaakt zal Bricks WebApp de melding geven dat Bricks WebApp niet goed is geconfigureerd wanneer de patiënt ervoor kiest om een afspraak in te maken.

Snel en videoconsult zijn optioneel.

Tijdens het inplannen van een consult door de patiënt wordt er door de onderliggende logica “gekeken” naar alle praktijkagenda’s waar een consult type voor beschikbaar is. Wanneer er beschikbare tijden gevonden zijn worden deze getoond aan de patiënt.

Voor ieder type consult dient, wanneer dit nog niet gedaan is, een schemablok (“kleurtje”) aan te maken en te plaatsen op één of meerdere agenda’s.

Meer informatie over het aanmaken van agenda schema’s, weekprofielen en schemablokken leest u in het hoofdstuk “Agenda schema / weekprofiel instellen”.

Stap 1: (optioneel) Schemablokken (“kleurtjes”) verversen

Heeft u nieuwe schemablokken (“kleurtjes”) toegevoegd aan Bricks Huisarts? Dan dient u eerst deze eerst in de Bricks WebApp op te halen voordat u ze kunt kiezen in de volgende stap.

Om de schemablokken op te halen vanuit Bricks Huisarts klikt u op het Geavanceerd menu en kies is voor de optie Refesh cache.

Zodra op uw scherm de melding verschijnt dat de gegevens succesvol zijn geïmporteerd kunt u verder naar de volgende stap.

Stap 2: Agenda’s configureren

In deze stap geeft u aan voor welke agenda’s de patiënten afspraken mogen inplannen, hierbij is het noodzakelijk dat op de betreffende agenda(‘s) schemablokken (“kleurtjes”) aanwezig zijn. Tevens kunt u de agenda volgorde van weergave beïnvloeden in deze stap.

Wanneer u deze stap over slaat kunnen de patiënten kiezen uit alle agenda’s, afspraken voor de gekozen agenda kunnen alleen gemaakt worden als er schemablokken aanwezig zijn. We raden u aan om alleen de agenda’s zichtbaar te maken waarvoor daadwerkelijk afspraken gemaakt kunnen worden. Zo voorkomt u dat bijvoorbeeld de “pauze agenda” als te kiezen agenda zichtbaar wordt.

Agenda’s tonen en verbergen

  • Klik in het Geavanceerd menu op Agenda’s configureren

  • Plaats een vinkje voor de agenda(‘s) die u zichtbaar wilt maken (of wilt verbergen) in de lijst met Standaard consulten

  • Klik onderaan de pagina op de knop Toon / Verberg voor patiënten

  • De aangevinkte zichtbare agenda’s worden nu verborgen, de verborgen agenda’s worden zichtbaar. Het resultaat van uw wijziging kunt u zien in de kolom “Mag patiënt deze agenda zien?”

    Let op

    Patiënten zien in Mijn kluis de eerst volgende afspraak in een agenda die zichtbaar gemaakt zijn via deze stap. Hierbij wordt geen filtering toegepast in welke kleur de afspraak geplaatst is.

Agenda volgorde en/of naam aanpassen

  • Klik in het Geavanceerd menu op Agenda’s configureren
  • In het overzicht ziet u een kolom Sorteervolgorde. Deze kolom geeft, via een getal, aan welke agenda bovenaan (laagste getal) en onderaan (hoogtste getal) de lijst staat.
  • Klik op de Bewerk knop van de agenda waarvan u de volgorde wilt aanpassen
  • Pas het getal aan achter Sorteervolgorde
  • Pas de naam van de agenda aan zoals deze zichtbaar is voor de patiënt
  • Klik op de knop Verstuur om de wijziging op te slaan

Stap 3: Consult instellen

In deze stap koppelt u de verschillende consult typen (standaard, snel en videoconsult) aan schemablokken (“kleurtjes”).

Let op

Wanneer u medewerkers in dienst heeft waarvoor een afwijkend consult duur geldt, dan dient u voor deze medewerkers schemablokken (“kleurtjes”) aan te maken en te koppelen aan hun agenda.

Kies in het Geavanceerd menu voor Consulten configureren en doe het volgende:

  1. Klik op Add new
  2. Selecteer het type consult dat u wilt activeren (snel, standaard of videoconsult)
  3. Selecteer bij Blocktype het schemablok (“kleurtje”) dat u wilt koppelen aan het consult en waarvoor afspraken ingepland gaan worden
  4. Geef de standaard duur aan van het consult (in minuten) zoals deze is opgeven bij het schemablok (“kleurtje”) in Bricks Huisarts. Voor een dubbel consult wordt de standaard duur maal twee gebruikt als duur van het consult, dit is niet aan te passen.
  5. Klik op de Opslaan button

Herhaal bovenstaande stappen voor het toevoegen van ander consult type en/of voor medewerkers met afwijkende consult lengtes.

Consult/agenda instellingen

Via Geavanceerd > Consult/afspraak instellingen heeft u, naast het instellen van de consult types tevens de mogelijkheid om de consult/agenda instellingen aan te passen. Dit gaat als volgt:

  1. Login op de Bricks WebApp
  2. Ga in het menu naar Geavanceerd
  3. Kies de optie Consult/afspraak instellingen

De volgende zaken kunt u instellen:

Instelling Uitleg
Activeer dubbele consulten Patiënt kan een dubbele afspraak maken
Toon alle tijdstippen voor geselecteerde dag Toon i.p.v. drie tijdstippen alle beschikbare tijdstippen van de betreffende dag
Eerst beschikbare dokter uitzetten Patiënt dient een specifieke arts te kiezen bij het maken van een afspraak
Toon tijdstippen voor x dagen in de toekomst Limiteer het aantal toekomstige dagen waarop een afspraak gemaakt kan worden

Weergave (logo, kleuren, etc. aanpassen)

Favicon toevoegen

Via het menu item Weergave > Favicon kunt u een favicon icoon toevoegen. Na het toevoegen van het icoon wordt er een favicon, een Apple en Android icoon aangemaakt voor de WebApp.

Kleuren aanpassen

Via het menu item Weergave > Thema opties kunt u de kleuren aanpassen.

De kleuren van de app kunt u als volgt aanpassen:

  1. Stel de kleuren in via de “kleuren kiezer” of stel de hexidecimale kleurcode in
  2. Geef aan of u wel / geen ronde hoeken wilt weergeven
  3. Klik op de knop Verstuur
  4. De kleuren worden aangepast

Namen aanpassen

Binnen de WebApp wordt op een aantal plaatsen gebruik gemaakt van uw praktijknaam. U kunt deze aanpassen via het menu item Weergave > Thema opties.

In het rechter gedeelte van het scherm kunt u de volgende namen aanpassen:

Omschrijving Uitleg
Praktijknaam De naam van uw praktijk zoals deze in de WebApp wordt weergeven
App titel Naam die zichtbaar is wanneer op het beginscherm wordt geplaats in iOS
Subdomein Naam die zichtbaar wordt in de URL (standaard is dit uw [klantnummer].app.tetra.nl)

Maatwerk stylesheet

Via het menu item Weergave > Display settings kunt u uw eigen stylesheet (CSS) toevoegen aan de WebApp. Deze toevoeging is een aanvulling op de bestaande stylesheet, hij vervangt hem dus niet.

(Terug naar) standaardinstellingen

In het geval u alle aanpassingen wilt terugdraaien, plaats dan het vinkje achter “Herstel thema naar de standaardinstellingen” en klik op de knop Verstuur.

Medewerkers toegang / Accounts beheren

Wanneer u een medewerker toegang wilt verlenen tot de beheer pagina’s dient uw praktijk beheerder een account voor de betreffende medewerker aan te maken.

Na het inloggen gaat u, als praktijk beheerder, naar het menu Geavanceerd en kiest u voor Gebruikersbeheer. Op de gebruikersbeheer pagina ziet u een overzicht van alle aanwezige accounts van uw praktijk. U kunt vanaf deze pagina accounts bekijken, aanpassen, en toevoegen.

Als u een medewerker praktijk beheerder maakt, dan heeft de medewerker tevens het recht om nieuwe accounts aan te maken voor de praktijk.

Let op

  • We raden u aan om niet één account aan te maken voor, bijvoorbeeld, alle assistentes.
  • Het is niet mogelijk om één mobiel nummer te gebruiken voor meerdere accounts.

Account toevoegen

Om een account toe te voegen klikt u, onderaan het overzicht, op de knop Praktijk admin toevoegen. Vul de gevraagde gegevens in en geef aan of iemand een praktijk beheerder is. Een praktijk beheerder heeft, op het moment van schrijven, rechten om accounts aan te maken, aan te passen en te verwijderen.

Klik op Verstuur om het account aan te maken. De medewerker ontvangt binnen enkele minuten een e-mail met daarin het door u opgegeven wachtwoord.

Account aanpassen

Ga naar Gebruikersbeheer en klik op het Bewerk icoon om de gegevens van de betreffende medewerker aan te passen. Na het aanpassen van de gewenste gegevens klikt u op Verstuur om de wijzigingen op te slaan.

Account verwijderen

Ga naar Gebruikersbeheer en klik op het Verwijder icoon de betreffende medewerker de toegang te ontzeggen.

E-mail inhoud en afzender aanpassen

Bricks WebApp stuurt verschillende soort e-mails naar uw patiënten. Deze e-mails kunt u aanpassen via https://praktijk.tetra.nl. Heeft u nog geen toegang tot dit portaal, stuur dan een eitje vanuit Bricks Huisarts met de vraag om toegang tot https://praktijk.tetra.nl. Vermeld in het eitje de volgende gegevens:

  • Praktijknaam
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Afdender e-mailadres
  • Mobielnummer
  • Opgegeven e-mailadres beschikt over wel / geen Bricks WebApp account

Nadat uw account is aangemaakt kunt u via de volgende stappen de inhoud van de e-mails aanpassen:

  1. Login via https://praktijk.tetra.nl

  2. (optioneel) Kies een praktijk

  3. Kies voor praktijk instellingen (Practice settings)

  4. Kies in het menu voor WebApp

  5. Kies de e-mail die u wilt aanpassen door op het wijzigen icoon (pen) te klikken

    Let op

    In sommige e-mails staat tekst tussen blokhaken, deze tekst wordt vervangen op het moment dat het bericht verzonden wordt. Verwijder deze informatie niet uit het bericht.

  6. Maak de gewenste aanpassingen

  7. Klik op Opslaan (Save)

    Tip

    Wanneer u het e-mailadres aanpast, dan wordt het “beantwoorden” (reply-to) adres aangepast van noreply@tetra.nl naar het door u ingevulde e-mailadres. In het geval patiënten op beantwoorden klikken in hun e-mailprogramma zal de e-mail naar uw praktijk verzonden worden i.p.v. naar noreply@tetra.nl.

    Als afzender adres ziet de patiënt, afhankelijk van zijn e-mailprogramma, als afzenderadres het ingevulde e-mailadres of dat de e-mail door noreply@tetra.nl namens het door u opgegeven e-mailadres verzonden is.