Online agenda

Algemeen

De online agenda stelt patiënten in staat zelfstandig een afspraak in te plannen zonder tussenkomst van een medewerker. U kunt zelf aangeven op welke tijden patiënten een afspraak mogen maken via uw online agenda.

Als een afspraak is gemaakt ontvangt de patiënt een bevestigings e-mail wanneer de patiënt zijn e-mail adres opgeeft tijdens het maken van de afspraak.

Uw online agenda is bereikbaar via een eigen website adres (subdomein). U kunt dit adres als link op uw website opnemen, zodat de agenda gemakkelijk te vinden uw voor uw patiënten.

Privacy

Op de website voert de patiënt zijn achternaam en geboortedatum in. Indien mogelijk wordt hiermee direct de goede patiënt geselecteerd in de agenda. Als er echter geen patiënt gevonden wordt dan wordt de afspraak toch gemaakt zonder dat op de website te zien is dat de patiënt niet gevonden is, de afspraak wordt geboekt onder de test-patient met de gegevens die de patiënt heeft ingevoerd in de opmerkingen. Dit heeft twee redenen; het wordt iets eenvoudiger om een afspraak te maken ook al haalt de patiënt bijvoorbeeld de dag en maand van zijn geboortedatum door elkaar. Ten tweede is het voor kwaadwillenden niet mogelijk om te zien of iemand is ingeschreven in de praktijk.

Technisch

De website wordt gehost in het data center van Tetra B.V.. De online agenda heeft, via een beveiligde verbinding, rechtstreeks contact met Bricks Huisarts in uw praktijk. De instellingen voor de website komen ook uit uw eigen systeem, hierdoor is het mogelijk om de werking van de agenda vanaf elke werkplek te configureren.

Kosten

Het instellen wordt gedaan op basis van nacalculatie tegen normale helpdesk tarief. Daarnaast rekent Tetra B.V. € 7,50 (exclusief BTW) per maand voor de hosting van de agenda.

Beginnen

Wilt u aan de slag met de online agenda, stuur dan een Eitje. Onze helpdesk maakt vervolgens uw online agenda aan en geeft aan u door via welk website adres waarop uw agenda bereikbaar is.

Hoe stel ik de online agenda in?

Wanneer uw online agenda aangemaakt is kunt u deze instellen via het commando WEB. Na het invoeren van het commando WEB verschijnt er binnen Bricks Huisarts het volgende venster op uw scherm:

../../_images/instellingen_website.png

Via het tabblad “Algemeen” kunt u drie zaken instellen:

Aantal dagen vooruit

Hier selecteert u hoeveel dagen in de toekomst getoond moeten worden. Vul hier minimaal drie dagen in, zodat patiënten op vrijdag in staat zijn op een afspraak voor maandag te maken.

Minimumtijd voor afspraak

Hier geeft u aan tot wanneer afspraken gemaakt kunnen worden. Als u 20 minuten invoert dan kunnen patiënten tot 7:40 een afspraak maken voor 8:00 uur.

Schemablokken

Hier geeft u aan welke schemablokken geschikt zijn voor de online agenda. Als u niet wilt dat alle consulten online geboekt kunnen worden kunt u een nieuw bloktype, bijvoorbeeld “Consult 10 minuten web” definiëren met het commando WEEKSCHEMAS en deze inkleuren in uw standaard weekschema.

Meer informatie over het aanmaken en/of instellen van een agenda of een weekschema kunt u vinden in het hoofdstuk: “Agenda beheer”.

Afspraakbevestiging

Via het tabblad “bevestiging” kunt u het e-mail adres opgeven wat meegestuurd wordt bij het bevestigen van de afspraak.

Op deze manier kan de patiënt ook contact met u opnemen indien sprake is van een probleem met de afspraak.

Via de andere tabbleden kunt u de opmaak een de tekst van de agenda aanpassen. Elke website ontwerper kan hiermee uit de voeten. Voor een eenvoudige aanpassing van de layout (bijvoorbeeld een praktijklogo plaatsen) kunt u ook even een Eitje sturen.

Hoe pas ik het website adres aan?

Uw online agenda is standaard te bereiken via “https://<klantnummer>.agenda.tetra.nl”, voor patiënten is dit adres niet zo eenvoudig te onthouden. Wanneer u een eigen website heeft, dan is het mogelijk om uw agenda bereikbaar te maken via bijvoorbeeld “http://agenda.<uw-website-naam>.nl”.

Wanneer u uw agenda gemakkelijk bereikbaar wilt, neem dan contact op mt onze helpdesk via een Eitje.