Dagelijks gebruik

Onder dagelijks gebruik wordt het invoeren van alle voorkomende boekingen verstaan. Omdat het invoeren van boekingen bijna altijd via de dagboeken gebeurt (afboeken facturen kan eventueel ook op een andere manier) worden deze hier in volgorde besproken.

Na een korte toelichting op het gebruik van boekstuknummers in Bricks Financieel gaan we verder met het handmatig of automatisch invoeren van uitgaande facturen (dagboek 01 verkoop). Daarna komen de inkomende facturen aan de beurt (dagboek 02 Inkoop).

Via dagboek 03 Memoriaal worden de memoriaal boekingen ingevoerd; deze worden besproken bij Memoriaal boeking invoeren.

Dan is dagboek 04 Bank aan de beurt; het al dan niet automatisch invoeren van bankafschriften komt aan bod in de hoofdstukken Handmatig bankafschriften inboeken en Automatisch importeren bankafschriften.

In het hoofdstuk Kas boeken worden boekingen via het dagboek 05 Kas beschreven, waarna afgesloten wordt met het beschrijven van Factuur historie en factuur direct afboeken.

Boekstuknummers

Bricks Financieel kent twee verschillende soorten boekstuknummers: de dagboekstuknummers en de globale boekstuknummers. Alle boekingen in Bricks Financieel worden via een dagboek ingevoerd. In ieder dagboek beslaat het dagboekstuknummer vijf posities en begint de nummering van de boekstukken binnen een boekjaar met 00001.

Het globale boekstuknummer bestaat uit het dagboeknummer gevolgd voor het dagboekstuknummer; een paar voorbeelden om dit te verduidelijken:

  • Het globale boekstuknummer van de 1e boeking in het dagboek 01 Verkoop is: 0100001

  • Het globale boekstuknummer van de 1e boeking in het dagboek 04 Kas is: 0400001

  • Het globale boekstuknummer van de 5e boeking in het dagboek 04 Kas is: 0400005

Door deze manier van nummeren sluiten de boekstuknummers binnen een dagboek altijd op elkaar aan. Bij een nieuw boekjaar begint de nummering weer vanaf 00001.

Handmatig uitgaande factuur maken

Tip

Het invoeren van een boeking kan geheel via het toetsenbord gedaan worden. Verplaatsen tussen de velden gaat met de Enter toets. Hiermee wordt het invoeren van boekingen aanzienlijk sneller.

Start Bricks Financieel (zie: Starten Bricks Financieel) en selecteer het gewenste systeem en boekjaar. Je komt daarna meteen in het scherm om boekingen in te voeren:

verkoopboeking1

De tabbladen halverwege dit scherm representeren de dagboeken; de eerste drie dagboeken zijn altijd aanwezig. Vanaf nummer 04 zijn de dagboeken vrij instelbaar (zie Koppelen dagboeken).

Kies tabblad 01 Verkoop om het verkoop dagboek te selecteren.

Tip

Het selecteren van de dagboeken kan via sneltoetsen Shift-F1, Shift-F2 enz.

In het veld Boekingsnummer staat het dagboekstuknummer van de boeking die we gaan invoeren. Bricks Financieel zorgt automatisch voor oplopende nummers zodat dit veld in principe met Enter bevestigd kan worden.

In het veld Datum geef je de datum van het te boeken document.

Bij Periode wordt automatisch de bij de gekozen datum horende periode ingevuld. Je kunt er voor kiezen om de boeking in een andere dan de bijbehorende periode in te voeren.

Tip

Bij ieder veld waar (F5) bij staat wordt door de F5 toets het bijbehorende selectie schermpje getoond.

Bij het veld Leverancier kies je de debiteur voor welke de rekening wordt gemaakt. Het kiezen kan via de memocode van de leverancier of door F5 te geven.

Bij Bedrag zet je het totale factuurbedrag neer.

De velden Factuurnummer en Factuur betaaldatum zijn optioneel en worden gebruikt bij het aanmaken van betaalopdrachten voor telebankieren.

Na het invullen van Omschrijving zien we het volgende scherm:

verkoopboeking2

Rechtsonder is nu een regel toegevoegd en de cursor staat in het veld Grootboekrekening. Hier is nu ‘8100 OMZE’ ingevuld. Deze waarde wordt bepaald door de links in beeld ingevulde leverancier. Per leverancier is de hier getoonde standaard waarde in te stellen (zie: Contacten). Deze waarde is te wijzigen door direct het gewenste grootboekkaartnummer in te typen of door met F5 het selectieschermpje van alle grootboekrekeningen te tonen.

Ga met Enter door naar het volgende veld: Bedrag. Het bedrag dat hier ingevuld is, is het nog te boeken bedrag voor deze verkoop boeking. We hebben links in beeld aangegeven dat het totale factuurbedrag € 100,- is en aangezien we met de eerste regel bezig zijn staat het hele bedrag nog open. Het bedrag is naar wens aanpasbaar om bijvoorbeeld de factuur over meerdere grootboekkaarten uit te splitsen.

Het volgende veld is BTW-type. Het BTW type dat hier standaard ingevuld wordt, wordt bepaald door het BTW type van de gekozen grootboekrekening (zie ook Grootboekrekeningen). Desgewenst is het veld aan te passen door direct het gewenste type in te voeren danwel door met de F5 toets het selectieschermpje van alle BTW types op te vragen. Als je het BTW type verandert wordt het BTW bedrag in het volgende veld automatisch opnieuw uitgerekend.

Het volgende veld is BTW. Dit bedrag wordt uitgerekend aan de hand van het gekozen BTW type. Hier hoef je dus niks in te veranderen.

Vervolgens kun je optioneel nog Aantal en Omschrijving aanpassen. Het veld Omschrijving wordt in de boekingsverslagen getoond.

verkoopboeking3

In het plaatje hierboven is het bedrag van € 100,- naar € 50,- gewijzigd en als omschrijving ‘materiaal’ ingevoerd. Hierdoor staat nu linksonder in het rood ‘Restsaldo: € 50,00’. Omdat het totale bedrag in dit voorbeeld € 100,- is en er op de eerste regel een bedrag van € 50,- is geboekt, moet de overige € 50,- ook nog geboekt worden alvorens de boeking opgeslagen kan worden. De knop Opslaan is dan ook nog niet actief.

Door vanuit het laatste veld Omschrijving op Enter te drukken wordt er een tweede regel getoond. Dit gaat net zo lang door totdat er geen restsaldo meer is. Op dat moment toont Bricks Financieel na het drukken van Enter dit scherm:

verkoopboeking4

Door te kiezen voor ‘Ja’ wordt de boeking opgeslagen. Door te kiezen voor ‘Nee’ kunnen er nog extra boekingsregels worden toegevoegd.

Importeren TetraHIS facturen

Kies Bestand ‣ Importeren ‣ TetraHIS:

tetrahisimporteren

Bricks Financieel toont nu het volgende selectiescherm:

tetrahisimport

Geef hier de gewenste start- en einddatum op van de periode waarvan de facturen (en creditfacturen) uit Bricks Huisarts geïmporteerd moeten worden. Bricks Financieel zal geen facturen dubbel importeren; het is dus niet nodig om precies bij te houden over welke periode de laatste import ging. Je kunt gewoon altijd starten op 1 januari van het boekjaar tot en met de huidige datum.

De geïmporteerde facturen worden geboekt op de grootboekrekeningen voor omzet en debiteuren. Meer informatie hierover staat bij Koppelen omzet en facturen kaarten.

Als het importeren gereed is, komt er automatisch een scherm met de resultaten van het importeren tevoorschijn. Er zijn een aantal dingen waar u rekening mee dient te houden:

  • Facturen kunnen alleen succesvol geïmporteerd worden als er in het huidige systeem een periode word gevonden die de datum van de te importeren factuur bevat.

  • Credit facturen worden aan de orginele factuur gekoppeld en kunnen dus alleen geïmporteerd worden, als in Bricks Financieel de bijbehorende factuur gevonden kan worden.

  • Credit facturen worden in het zelfde boekjaar geboekt als de facturen waaraan ze gekoppeld worden. Als een creditfactuur met een datum van 01-01-2008 gekoppeld word aan een factuur met de datum 10-10-2007, zal de creditfactuur in het boekjaar 2007 geboekt worden. Omdat het boekjaar 2007 geen periode bevat waarbinnen de datum 01-01-2008 valt, word gezocht naar de laatste periode in het boekjaar 2007 (de periode waarbinnen de datum 30-12-2007 valt), en word de creditfactuur geboekt op deze periode maar met zijn eigen datum. Als deze periode niet gevonden word, kan de creditfactuur ook niet geïmporteerd worden. Mocht het boekjaar 2007 al gesloten zijn, op het moment dat de creditfactuur geboekt word, dan word automatisch een correctieboeking in het boekjaar 2008 aangemaakt.Dit is een aandachtspunt bij het indienen van uw administratie bij de accountant.

Inkomende facturen inboeken

Start Bricks Financieel (zie: Starten Bricks Financieel) en selecteer het gewenste systeem en boekjaar. Je komt daarna meteen in het scherm om boekingen in te voeren.

Klik op het tabblad 02 Inkoop om het inkoopdagboek te selecteren.

In de blauwe kolom links worden de globale gegevens van de inkomende factuur ingevoerd, daarna wordt deze factuur uitgesplitst over een of meerdere boekingsregels in het middenscherm.

De velden in de volgorde van invullen:

Waarschuwing

Doordat in Bricks Financieel de velden in het dagboek aan elkaar gerelateerd zijn is het belangrijk om deze gestructureerd door te lopen. Dit doe je door uitsluitend de Enter toets te gebruiken.

Boekingsnummer:

het dagboekstuknummer van de boeking die we gaan invoeren. Bricks Financieel zorgt automatisch voor oplopende nummers zodat dit veld in principe met Enter bevestigd kan worden.

Datum:

de datum van het te boeken document.

Periode:

wordt automatisch de bij de gekozen datum horende periode ingevuld. Je kunt er voor kiezen om de boeking in een andere dan de bijbehorende periode in te voeren.

Leverancier:

de crediteur voor welke de rekening wordt gemaakt. Het kiezen kan via de memocode van de leverancier of door F5 te geven.

Bedrag:

het te betalen factuurbedrag.

Factuurnummer en factuur betaaldatum:

optioneel; worden gebruikt bij het aanmaken van betaalopdrachten voor telebankieren.

Omschrijving

deze komt terug in het boekingsjournaal

Nadat je het veld Omschrijving met de Enter toets hebt verlaten staat de cursor op het veld Grootboekrekening. Hier gaan we net zo lang regels invoeren totdat het totale factuurbedrag tegengeboekt (zie: tegenboeken) is.

Grootboekrekening:

deze waarde wordt bepaald door de links in beeld ingevulde leverancier. Per leverancier is de hier getoonde standaard waarde in te stellen (zie: Contacten). Deze waarde is te wijzigen door direct het gewenste grootboekkaartnummer in te typen of door met F5 het selectieschermpje van alle grootboekrekeningen te tonen.

Kostenplaats:

optioneel: vul hier de memocode van de kostenplaats in of vraag met F5 de selectielijst van kostenplaatsen op.

Bedrag:

het bedrag dat hier ingevuld is, is het nog te boeken bedrag voor deze inkoop boeking. We hebben links in beeld aangegeven dat het totale factuurbedrag € 134,82,- is en aangezien we met de eerste regel bezig zijn staat het hele bedrag nog open. Het bedrag is naar wens aanpasbaar om bijvoorbeeld de factuur over meerdere grootboekkaarten uit te splitsen. In het hieronder getoonde voorbeeld is het bedrag aangepast naar € 35,-

BTW-type:

het BTW type dat hier standaard ingevuld wordt, wordt bepaald door het BTW type van de gekozen grootboekrekening (zie ook Grootboekrekeningen). Desgewenst is het veld aan te passen door direct het gewenste type in te voeren danwel door met de F5 toets het selectieschermpje van alle BTW types op te vragen. Als je het BTW type verandert wordt het BTW bedrag in het volgende veld automatisch opnieuw uitgerekend.

BTW:

dit bedrag wordt uitgerekend aan de hand van het gekozen BTW type. Hier hoef je dus niks in te veranderen.

Aantal en Omschrijving:

optioneel, worden in de boekinsgverslagen en rapporten getoond

Voorbeeld inkoopboeking:

inkoopboeking

In het plaatje hierboven is het bedrag van € 134,82,- in de eerste regel naar € 35,- gewijzigd en als omschrijving ‘abonnement’ ingevoerd. Hierdoor staat nu linksonder in het rood ‘Restsaldo: € 99,82’. Omdat het totale bedrag in dit voorbeeld € 134,82 is en er op de eerste regel een bedrag van € 35,- is geboekt, moet de overige € 99,82,- ook nog geboekt worden alvorens de boeking opgeslagen kan worden. De knop Opslaan is dan ook nog niet actief.

Door vanuit het laatste veld Omschrijving op Enter te drukken wordt er een tweede regel getoond. Dit gaat net zo lang door totdat er geen restsaldo meer is. Op dat moment vraagt Bricks Financieel na het drukken van Enter in het laatste veld van de boekingsregel: ‘Er is geen restsaldo meer, wilt u nu opslaan?’. Door te bevestigen wordt de boeking afgehandeld en (afhankelijk van de Journaalfilters) in het journaal getoond. Als je ‘Nee’ beantwoord kun je extra regels aan de huidige boeking toevoegen.

Memoriaal boeking invoeren

Bij het invoeren van een memoriaal boeking dient u, in tegenstelling tot het invoeren van in- of verkoopboekingen zelf een tegenrekening te selecteren. De memoriaalboeking in onderstaande afbeelding is aangemaakt door het direct afboeken van een factuur, zie ook hoofdstuk Factuur historie en factuur direct afboeken. Een memoriaalboeking kan uiteraard ook handmatig ingebracht worden.

memoriaalboeking

Handmatig bankafschriften inboeken

Klik op het tabblad van het bankdagboek waarin u wilt gaan boeken.

In de blauwe kolom links worden de globale gegevens m.b.t. de bankboeking ingevoerd, daarna wordt deze bankboeking uitgesplitst over een of meerdere boekingsregels in het middenscherm.

De velden in de volgorde van invullen:

Waarschuwing

Doordat in Bricks Financieel de velden in het dagboek aan elkaar gerelateerd zijn is het belangrijk om deze gestructureerd door te lopen. Dit doe je door uitsluitend de Enter toets te gebruiken.

Boekingsnummer:

het dagboekstuknummer van de boeking die we gaan invoeren. Bricks Financieel zorgt automatisch voor oplopende nummers zodat dit veld in principe met Enter bevestigd kan worden.

Datum:

de datum van de bankboeking.

Periode:

wordt automatisch de bij de gekozen datum horende periode ingevuld. Je kunt er voor kiezen om de boeking in een andere dan de bijbehorende periode in te voeren.

Start saldo:

het start saldo van het bankafschrift op de bijbehorende datum, zorg ervoor dit hier het juiste bedrag ingegeven wordt. Standaard zal hier het eind saldo van de vorige boeking worden weergegeven.

Eind saldo:

het eind saldo van het bankafschrift.

Tip

Als het eind saldo niet bekend is kan hier ook in eerste instantie een willekeurig bedrag ingegeven worden. Als u na het invoeren van de boekingsregels weer in dit veld gaat staan wordt middels de F5 toets het eind saldo voor u uitgerekend.

Nadat je het veld Eind saldo met de Enter toets hebt verlaten staat de cursor op het veld Factuur. Hier gaan we net zo lang regels invoeren totdat het totale bedrag van de bankboeking tegengeboekt (zie: tegenboeken) is.

Factuur:

de boekingsregel kan middels dit veld gekoppeld worden aan een factuur. Deze waarde is te wijzigen door direct het gewenste factuurnummer in te typen of door met F5 het selectieschermpje van alle facturen te tonen.

Grootboekrekening:

wanneer er een factuur ingegeven wordt zal hier standaard de grootboekrekening voor debiteuren danwel crediteuren komen te staan, dit is afhankelijk van het veld Type van het contact behorende bij deze factuur. Deze waarde is te wijzigen door direct het gewenste grootboekkaartnummer in te typen of door met F5 het selectieschermpje van alle grootboekrekeningen te tonen.

Kostenplaats:

optioneel: vul hier de memocode van de kostenplaats in of vraag met F5 de selectielijst van kostenplaatsen op.

Bedrag:

het totaalbedrag van de boeking is het eind saldo minus het start saldo. Bij elke nieuwe boekingsregel wordt het bedrag automatisch ingevuld, namelijk het totaalbedrag minus de som van de reeds ingegeven boekingsregels. In de eerste boekingsregel zal het bedrag dus gelijk zijn aan het totaalbedrag van de boeking.

BTW-type:

het BTW type dat hier standaard ingevuld wordt, wordt bepaald door het BTW type van de gekozen grootboekrekening (zie ook Grootboekrekeningen). Desgewenst is het veld aan te passen door direct het gewenste type in te voeren danwel door met de F5 toets het selectieschermpje van alle BTW types op te vragen. Als je het BTW type verandert wordt het BTW bedrag in het volgende veld automatisch opnieuw uitgerekend.

BTW:

dit bedrag wordt uitgerekend aan de hand van het gekozen BTW type. Hier hoef je dus niks in te veranderen.

Aantal en Omschrijving:

optioneel, worden in de boekinsgverslagen en rapporten getoond

Voorbeeld bankboeking:

bankboeking

Zie ook Automatisch importeren bankafschriften voor meer informatie m.b.t. het maken van bankboekingen.

Automatisch importeren bankafschriften

Bricks Financieel ondersteund het importeren van zogenaamde MT940 bestanden, deze bestanden kunnen ingelezen worden middels Bestand ‣ Importeren ‣ Bankafschriften.

bankafschriftenimport1

Zorg er eerst voor dat het MT940 bestand lokaal op uw computer staat, maak hier bijvoorbeeld een aparte map ‘Bankbestanden’ voor aan. Selecteer het MT940 bestand middels de knop Open bestand.

bankafschriftenimport2

Selecteer nu het formaat via Selecteer format waarna de verschillende afschriften uit het bestand links in het scherm worden weergegeven. Wanneer een afschrift geen regels/boekingen bevat wordt deze weergegeven in een licht paarse kleur.

bankafschriftenimport3

U kunt nu selecteren welke afschriften u wilt gaan inlezen door afzonderlijk elk afschrift aan te vinken, door Selecteer alle afschriften aan of uit te vinken worden alle afschriften ge(de)selecteerd. Wanneer u vervolgens op de knop Toon afschriften klikt worden aan de rechterkant van het scherm de details van alle door u geselecteerde afschriften visueel weergegeven.

bankafschriftenimport4

Selecteer nu het dagboek waaarin u de bankboekingen wilt gaan verwerken middels Selecteer dagboek en klik vervolgens op de knop Koppel. Bricks Financieel zal nu gaan proberen om de verschillende boekingen te koppelen aan facturen binnen Bricks Financieel. In onderstaand voorbeeld ziet u dat Bricks Financieel twee boekingen heeft kunnen koppelen aan een factuur terwijl dat voor één boeking niet gelukt is. Als deze boeking wel bij een factuur hoort kan deze er later alsnog handmatig aan gekoppeld worden. Het is overigens ook mogelijk om deze afschriften af te drukken middels de knop Afdrukken.

bankafschriftenimport5

Wanneer u nu rechtsonder op de knop Importeer klikt wordt dit venster gesloten en worden de boekingsregels uit het eerste afschrift automatisch weergegeven in het door u gekozen dagboek en waar mogelijk worden deze regels ook meteen gekoppeld aan de bijbehorende factuur als deze er is. De afschriften die u eerder geselecteerd heeft worden een voor een afgehandeld, de afschriften worden hierbij gesorteerd (oplopend) op datum. In onderstaande afbeelding wordt de boekingsregel uit het eerste afschrift van het voorbeeld weergegeven. Op dit moment heeft er nog geen boeking plaatsgevonden, dit gebeurd pas wanneer u op de knop Opslaan rechtsonder in beeld klikt. Klikt u echter op de knop Annuleren dan zal deze boeking geannuleerd worden en worden de boekingsregels van eventuele opvolgende afschriften ook niet meer weergegeven.

bankafschriftenimport6

Na het klikken op de knop Opslaan in bovenstaande afbeelding worden de boekingsregels van het volgende afschrift weergegeven, zie ook onderstaande afbeelding. Hier ziet u dat de eerste regel wel automatisch gekoppeld kon worden aan een factuur maar bij de tweede regel is dat niet gelukt, hierdoor is het veld Grootboekrekening niet gevuld en heeft deze een rode achtergrondkleur om aan te geven dat dit veld verplicht ingevuld dient te worden. Als deze regel toch bij een factuur hoort kunt u deze alsnog handmatig koppelen door het veld Factuur te selecteren en het factuurnummer in te geven of deze te zoeken middels de F5 toets.Het Grootboekrekening veld wordt automatisch gevuld bij het ingeven van een factuur, mocht de boekingsregel echter niet bij een factuur horen dan dient de grootboekrekening handmatig gekozen te worden.

bankafschriftenimport7

Kas boeken

U voert hier de mutaties van uw kasgeld in. Zie Handmatig bankafschriften inboeken voor de uitleg m.b.t. de in te voeren velden. Onderstaand ziet u een voorbeeld van een boeking in het kas dagboek waarbij € 35 uit de kas gehaald wordt om de glazenwasser te betalen.

kasboeking

Factuur historie en factuur direct afboeken

Via Facturering ‣ Facturen krijgt u een overzicht van facturen te zien. In eerste instantie worden alleen openstaande facturen getoond, maar als u het vinkje alleen openstaande facturen uitvinkt worden alle facturen weergegeven. Om een factuur af te boeken selecteerd u vervolgens de gewenste factuur en klikt u op de knop afboeken. Hiermee worden de originele factuurregels op de betreffende grootboekrekeningen gecrediteerd en wordt de factuur gesloten. In onderstaande afbeelding is een factuur geselecteerd die reeds afgeboekt is middels de knop afboeken, met als resultaat een memoriaalboeking die ook wordt weergegeven in het hoofdstuk Memoriaal boeking invoeren. Onderin de afbeelding ziet u ook de historie ofwel de journaalregels van de geselecteerde factuur, zoals u kunt zien komen hier o.a. ook de boekingsregels uit het memoriaal dagboek m.b.t. deze factuur terug.

factuurhistorie


Laatst geüpdatet: 28-03-2024